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HOME OFFICE: ¿Por dónde empezar?

Actualizado: abr 16

El CoVid-19 o Coronavirus nos está enseñando mucho. Primero sobre higiene y cuidado personal. Después sobre empatía y responsabilidad social. También sobre prioridades: es más importante la salud que la economía. Y, finalmente, sobre nuevas maneras de relacionarnos y de trabajar.


Así, los procesos y workflows están cambiando necesariamente, y las grandes empresas ahora miran hacia sus primos más flexibles, los emprendedores, para tomar de ellos algunos conocimientos básicos de como el home office, al que todavía la mayoría de las empresas le tiene un poco de miedo.


Como emprendedores sabemos que la automotivación, el uso de herramientas online y de la nube, y la aplicación de formatos confiables de rendición de cuentas, son indispensables para lograr un buen flujo de trabajo y, así, cumplir con los objetivos del negocio.


Aquí 5 recomendaciones para quienes recién comienzan a trabajar desde casa:


1. DEFINIR HORARIOS DE TRABAJO – Estando en casa es fácil encontrar muchas actividades que nos distraigan de nuestro trabajo: poner la ropa a lavar, sacar a pasear al perro, cambiar las fotos del portarretrato familiar… la lista puede ser enorme. Sin embargo, definir un horario de trabajo nos permite enfocarnos tal como si estuviéramos en la oficina. Por otro lado, nuestro equipo de trabajo sabrá exactamente cuándo estamos disponibles y permitirá un workflow dinámico.


2. CONSENSUAR HERRAMIENTAS DE ACCESO COMPARTIDO – El trabajo con equipos remotos tiene sus propias necesidades: TODO debe estar disponible online. Elegir por qué medio se realizarán consultas, reportes y avances de los trabajos en curso, qué sistema de videollamamadas y reuniones online es el mejor para el equipo, contar con web Access al software de uso frecuente y clave para la operatoria de la compañía, y compartir carpetas de trabajo en la nube, son los básicos. Además, hay que definir qué haremos si alguna de estas herramientas no funciona o si nos quedamos sin Internet.


3. MANTENER AL EQUIPO CONECTADO – No sirve solamente compartir links y claves de acceso a las nuevas herramientas. El equipo debe tener claro para qué, cómo y cuándo debe usarlas, e integrarse como si estuvieran codo a codo en la oficina. Por eso, la conexión no puede referir solo a Internet y sus funcionalidades, debe estar integrada al proceso de trabajo como un ir y venir de información, insumos, resultados, dudas, respuestas, pasos a seguir, datos y análisis, todo en formato compartido. Por supuesto que, todo esto, liderado por un coordinador que se ocupe de “aceitar” el engranaje del equipo y pueda ayudarlos a adquirir y adaptarse a esta nueva modalidad de trabajo.


4. ORGANIZAR UNA AGENDA DIARIA – Al finalizar el día de trabajo, o al comenzar la nueva jornada, es importante definir y consensuar con el equipo cuáles serán los objetivos y tareas del día y, claramente, cumplirlos para mantener la eficiencia y productividad. Los calendarios compartidos y los grupos de WhatsApp o Facebook Workplace son muy útiles para esta tarea.


5. ESTABLECER EVALUACIONES PERIODICAS – Tanto en este contexto de Coronavirus como en el desarrollo de un emprendimiento, una de las claves es la flexibilidad. Pero no se trata, para nada, de dejarse llevar por la corriente. En cambio, su importancia radica en mantenerse firme en el timón para saber cuándo cambiar de rumbo. Esto es posible siempre que estemos informados y hagamos una evaluación permanente de nuestros logros, errores y contexto. Y en este momento, en el que el contexto es claramente de incertidumbre, identificar los puntos críticos y establecer la periodicidad de análisis de los mismos nos permitirá tomar mejores decisiones, a tiempo.


SIGAMOS CONECTADOS!


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